Doğru planlanmayan dış kaynak hizmetleri olumsuz sonuçlar ve hayal kırıklıkları yaratabilir.

Xerox, işinizin kalitesine, maaliyetlerinize, şirketinizin büyümesine ve dönüşmesine fayda sağlayacak bir dış kaynak iş ortağı seçerken hangi soruların sorulması gerektiğini açıklıyor.

Dünyanın önde gelen teknoloji ve iş süreç yönetimi şirketlerinden Xerox, dış kaynak hizmetleri alan firmaların, başarılı ve etkili bir hizmet alabilmeleri için dikkat etmeleri gereken konuları tanımlayan bir açıklama yayınladı.

Dış kaynak kullanımı bugün için yeni bir kavram olmasa da, dış kaynak konusunda plansız hareket etmek şirketleri hayal kırıklığına uğratabiliyor. Bu hayal kırıklığını yaşamamak için doğru bir partner seçimi önem kazanıyor. Güvenilir bir dış kaynak partneri sadece maaliyetleri düşüren bir kaynak olarak görülmemeli. Dış kaynağın iş ortaklarının maliyetlerini düşürme dışında başka konularda da katma değerler sağlaması gerekiyor.

Xerox’a göre şirketler dış kaynak iş ortağı seçiminde şu konulara dikkat etmeli ve şu sorulara cevap aramalıdır:

Yönetilmemesi gereken iş süreçleri nelerdir?

Üzerine odaklanılmayan yan iş kolları dış kaynak yolu ile yönetilmediği zaman, işi yavaşlatan, yapılan işin kalitesini düşüren unsurlar olarak şirketlerin karşısına çıkar. Kendi asıl işine odaklanmak isteyen bir firma, kendisi için önemli olan ama yatırım yapmak istemediği destek iş kollarını çok iyi belirlemelidir.

İhtiyaç duyulan hizmetler en iyi kimlerden alınır?

Dış kaynak ile yürütülecek iş süreçleri belirlendikten sonra, bu iş alanlarında piyasada en iyi hizmet veren firmalar araştırılmalı, benzeri hizmetleri alan firmalarla görüşülmelidir.

İşinde uzman mı ve şirketinize uyum sağlar mı?

Seçtiğiniz dış kaynak iş ortağının hitap ettiği endüstriyel alanda uzmanlığı olmalı ve sizin iş süreçlerinize uyum sağlamalı, sizin ona uyum sağlamanızı beklememelidir. İşinde uzman olmayan ve sizin iş süreçlerinize uyum sağlayamayacak bir iş ortağı sorun yaratacaktır.

Güvenilir mi?

Bir dış kaynak ortağının güvenilir olması, şirketiniz ve iş süreçlerinizin yönetimi için çok önemlidir. Bu yüzden, aday dış kaynak iş ortağı güvenilir mi ve size güvenlik sorunu yaşatır mı? sorularının cevabı aranmalıdır. Şirketinize ait özel ve gizli bilgileri uzun yıllar saklayabileceğinden emin olmalıdır.

İşine ne kadar yatırım yapıyor?

İş ortağınızın gelirlerinin ne kadarını yatırıma ayırdığı önemli. Özellikle de hizmet verdiği alana yaptığı sürekli yatırımlar konuya verdiği önemi gösterecektir. Seçeceğiniz iş ortağı, hizmet verdiği iş alanına sürekli yatırım yapıyorsa size her zaman en son teknoloji ile hizmet veriyor olacaktır.

Teknolojiyi iş süreçlerine yansıtıyor mu?

Üzerinden hizmet alınacak teknolojik alt yapı önemli ve sorgulanması gereken bir konu. İş ortağı adayınızın kullandığı teknolojik alt yapı, rekabet koşullarına uygun olmalıdır. Teknolojiyi takip edip, onu iş süreçlerine yansıtabilmelidir.

Vizyonel öneriler getirebiliyor mu?

İyi bir ortaklık, şirketler için dönüşüm, sürekli gelişme için bir yol haritası ortaya koyabilmelidir. İş ortağı adayınız iş süreçlerini geliştirecek öneri ve yaklaşımlar sunabilmelidir.

Finansal yapısı güçlü mü?

İstikrar da düşünülmesi gereken bir faktördür. İş süreçlerinizi emanet ettiğiniz iş ortakları maddi yapıları zayıf olan ve problemli bir finansal geçmişi olan kuruluşlar arasından seçilmemelidir. Bu yüzden seçeceğiniz iş ortağınızın mali yapısını piyasalara ve bankalara olan borç ve alacak durumunu kontrol etmelisiniz. Maddi açıdan istikrarlı ve sorunsuz bir iş ortağınız, ona yapacağınız ödemeler geciktiğinde de sizi tolere edebilmelidir.

Kültürel yapısı ve etik değerleri sizinle uyumlu mu?

Dış kaynak iş ortağınızla çalışmaya başlayınca ortak bir organizasyon ve yapı kuracağınızı unutmayın. Bu noktada, iş ortağınızın kültürel yapısı ve etik değerlerinin size uygun olup olmadığını araştırın. Kültürel yapısı ve etik değerleri sizden farklı olan şirketler, konu ve olaylara farklı yaklaşım gösterdiğinde, böyle bir durum sizin için kabul edilemez olabilir.

Çalışanları nitelikli ve işinden memnun mu?

İş ortağınızın insan gücü kalitesi, çalışanlarının memnuniyet oranı size verilecek olan hizmetlerin kalitesini ve süreklliğini belirleyecek ana unsurlardan biridir. İş ortağınızın kendi çalışanlarına yönelik İK politikaları ve ve çalışanlarının işlerinden duyduğu mutluluk ve memnuniyet önemlidir.

İş ortağınız şirketiniz için yol gösterici, öğretici olabiliyor mu?

İş ortakları birbirlerine çok şey katabilir. İş ortağınız ortak kariyer fırsatları, öğrenme, gelişme ve mentorluk açısından, kendi çalışanlarınıza bilgilendirici ve yol gösterici olabiliyorsa iyi bir iş ortağıdır. Şirketinize ve çalışanlarınıza yeni bilgi ve yaklaşımlar kazandıracak bir iş ortağı her zaman çok değerlidir. İş ortağınız aynı zamanda sizin sürekli gelişmenize katkı sağlayan geleceğinize yaptığınız bir yatırımdır.

Çevreye duyarlı ve sürdürülebilir iş süreçleri yürütüyor mu?

Dünyaya karşı sorumluluklarını bilen bir iş ortağı, sürdürülebilirlik açısından önemlidir. Dış kaynak iş ortağınız işini yaparken çevreye duyarlı olmalıdır. İş süreçlerini sürdürülebilir bir çevreyi koruyarak yürütmelidir. Yapacağı iş ve vereceği hizmetle ilgili gerekli çevre koruma önlemlerini almış olmalıdır. Sizin çevre politikanızı ve standartlarınızı desteklemelidir.

Gelirlerinizi arttırmaya yardımcı oluyor mu?

Seçeğiniz iş ortakları gelirinizi iyileştirmeye yardımcı olmalıdır. Sizi erişilebilir hedefler konusunda heyecanlandırmalıdır. İş hedeflerinize ulaşmaya çalışırken iş ortağınızdan alacağınız destek iş hedeflerinizi daha erişilebilir kılmalıdır.

Xerox, bu sorular karşılığında alınan cevaplar sizi yüksek oranda tatmin ediyorsa, bu iş ortağı ile DNA’larınızın uyuşacağını söylüyor. Ancak Xerox, bu soruların karşılığını aday iş ortağında bulamıyorsanız, DNA’larınızın uyum sağlamasını beklemeyin diyerek doku uyuşmazlığının her an karşınıza çıkabileceğini vurguluyor.

Dış kaynak temelinde; bir şirketin, kendi ana iş kolu dışındaki yan ve destekleyici işleri, kendisinin yapmasının yerine bu konularda uzmanlaşmış kurumlardan hizmet alması esasına dayalı bir iş modelidir. Destek almak, işinizi geliştirmek ve yeni alanlara açılmak için seçeceğiniz dış kaynak iş ortağı, size iş süreçlerinizle uyumlu farklılıklar ve artı değerler kazandırmalıdır.

Xerox; dünya genelindeki ticari ve kamu işletmeleri için veri süreçleri, sağlık çözümleri, insan kaynakları yönetimi, finansal hizmetler, IT hizmetleri, ulaşım çözümleri ve müşteri ilişkileri yönetimi hizmetlerini kapsayan dış kaynak iş süreç yönetimi hizmetleri sunmaktadır. Xerox’un Türkiye’de “outsourcing” hizmeti verdiği üretim, imalat, gıda, ilaç, bankacılık, otelcilik, hizmet sektörleri ile kamu ve askeri kurumların da içinde bulunduğu değişik hacim ve özellikte 100’ün üzerinde seçkin kuruluş bulunmaktadır. Ayrıca, her ölçekteki baskı merkezi, matbaa ve yayınevleri için, doküman yönetimi ve dijital baskı hizmetleri veren donanım ve yazılım çözümleri sunmaktadır. Xerox 140 binin üzerindeki çalışanı ile dünya üzerinde 160’tan fazla ülkede faaliyet göstermektedir.